¿Cómo aumentar la productividad en equipos de trabajo a través de herramientas de colaboración?

El crecimiento de una empresa va en función de la efectividad en su operación, premisa con la cual, automáticamente cae una responsabilidad importante para los miembros de la empresa en la ejecución de las tareas del día a día. Sin embargo, el reto más importante en la actualidad no solo recae en quien ejecuta estas tareas, sino en los gerentes o directores que revisan que realmente todo se lleve a cabo tal cual la empresa lo requiere.

Encontrar quien opere correctamente las distintas áreas de una empresa, como lo son las áreas de ventas, finanzas, producción, etc.  es por sí solo, un reto importante, sobre todo en las pymes; esto es derivado a la rotación, retención, capacitación y motivación de recursos humanos, sin embargo, es algo que se debe enfrentar y una forma de hacerlo es por medio de la medición constante de las actividades críticas (para fines prácticos, todas). En realidad esto es físicamente imposible para los gerentes o peor aún, para los “Hombre Orquesta” si se pretende hacer por métodos tradicionales.

Guiar y medir estas actividades es la clave de una empresa exitosa, ya que sin la guía correcta del líder de la organización y sin una medición constante de resultados, ni los más capacitados empleados, ni las ideas más innovadoras harán que nuestro negocio crezca. He ahí un tema importante a resolver y para ello en los últimos años se han desarrollado herramientas de colaboración que permiten monitorear, crear y revisar, actividades dentro de un área específica de la empresa en menor tiempo, que con medios tradicionales como juntas de revisión, Comités, CRM, entre otros métodos.

Dichas herramientas de colaboración están al alcance de todo empresario o emprendedor, ya que se encuentran descargables en la red y muchas de ellas de manera gratuita. Para hacer el uso correcto de una herramienta de colaboración que permita aumentar la productividad de nuestro equipo de trabajo lo primero es plasmar los flujos de operación del área que deseamos eficientar, por ejemplo, el ciclo comercial para nuestros vendedores o el listado de actividades con tiempos, responsables para un proyecto en especifico o bien la creación de documentos donde participen diferentes personas de áreas indistintas; posteriormente, debemos identificar que es lo que exactamente quiero con una herramienta de colaboración: ¿optimizar tiempos?, ¿no duplicar actividades?, ¿concentrar archivos para evitar versiones?, etc.; y finalmente hacer una búsqueda puntual en los principales buscadores de la red.

Una vez encontradas una par de herramientas, es muy recomendable descargar la versión free o trail para validar que contiene exactamente lo que busco, probarla y validarla con el equipo de trabajo que se verá involucrado. Hacer un par de pruebas piloto con proyectos pequeños puede ayudarnos a la adopción de la herramienta.

Para las tareas más sencillas y de fácil adopción se encuentran las herramientas de colaboración de Google (Docs, Sites, Gantter, Chat,…) que su principal aportación en un inicio es la visibilidad de documentos, archiveros y planeación de proyectos para un grupo de colaboradores, aunque en internet encontraran muchas más opciones con videos y guías de uso.

Anuncios